A otimização da área de recepção em um escritório tem papel essencial para criar uma impressão positiva e acolhedora aos visitantes. É um espaço onde as pessoas buscam informações, aguardam por reuniões e são direcionadas aos setores adequados da empresa. Uma recepção bem organizada e eficiente pode melhorar a experiência dos visitantes, a produtividade dos funcionários e transmitir uma imagem profissional. Neste post, vamos te ajudar a otimizar a recepção do seu escritório, com dicas e insights valiosos. 

Planejando o layout da recepção

O primeiro passo para otimizar a recepção é planejar um layout eficiente. O objetivo é criar um espaço que facilite a circulação de visitantes e permita que funcionários trabalhem com eficiência. Para projetar o layout, você precisa considerar as seguintes questões: 

• Circulação: Certifique-se de que a configuração do espaço facilite a circulação das pessoas, evitando obstáculos. Pela lógica, a recepção deve ser de fácil acesso, preferencialmente o primeiro ambiente da empresa. 
• Área de trabalho: Garanta que seus funcionários terão espaço e estrutura suficientes para exercerem suas funções. Isso inclui mesa de recepção com espaço para documentos, computadores e outros equipamentos necessários. Além disso, é ideal também ter gavetas e prateleiras, para manter tudo organizado e acessível.
• Lounge de espera para visitantes: Reserve uma área clara e bem definida para os visitantes aguardarem. Tenha em mente um número médio de quantas pessoas o local precisa acomodar – isso será fundamental na hora de escolher os móveis. Priorize  cadeiras confortáveis ou sofás, com possíveis mesinhas e cafeteiras. 

Utilizando identificação adequada

A identificação adequada é essencial para orientar os visitantes, principalmente em empresas grandes com diversos departamentos. Considere as seguintes diretrizes para uma sinalização eficiente:

• Placas direcionais: Instale placas direcionais em pontos estratégicos, como na entrada principal e em corredores, para indicar os caminhos. Certifique-se de que as placas sejam visíveis, com letras grandes e contrastantes, para facilitar a leitura.
• Identificação dos setores: Em algumas empresas, recepção, atendimento e gerência podem compartilhar uma mesma área ampla. Neste caso, pode ser interessante colocar placas ou mesmo o logotipo da empresa para destacar determinadas equipes. Isso também ajuda a criar uma imagem profissional e estabelece a identidade da empresa. 
• Informações úteis: Considere a inclusão de sinalização adicional com informações úteis, como horários de funcionamento, diretrizes de segurança ou instruções para check-in. Isso pode ajudar os visitantes a se sentirem mais informados e confiantes.

Iluminação adequada 

A iluminação certa é fundamental para criar uma atmosfera acolhedora e profissional. Para planejar a recepção do seu escritório, tenha em mente os seguintes aspectos: 

• Iluminação natural: Se possível, aproveite ao máximo. Janelas grandes ou claraboias podem ajudar a criar uma sensação de espaço aberto e iluminado. Mas fique atento para que a iluminação natural não crie reflexos desconfortáveis em telas de computador ou dispositivos eletrônicos.
• Iluminação artificial: Complemente a luz natural com iluminação artificial adequada, como luminárias de teto, de mesa ou até mesmo spots embutidos. Considere o uso de lâmpadas de LED, que são bastante econômicas.
• Iluminação de destaque: Se houver algum elemento de arte, arquitetura ou logotipo da empresa na área de recepção, destaque-os com iluminação específica. Isso ajuda a chamar a atenção para esses pontos focais e cria um visual impressionante. 

Decoração apropriada e alinhada com a identidade da empresa

A decoração da recepção ajuda a transmitir imagem e valores da empresa. Ao planejar tudo isso, considere: 

• Cores: Escolha cores que estejam em harmonia com a identidade visual da marca. Você pode criar uma paleta com tons complementares aos do logo. 
• Elementos visuais: A depender do perfil da empresa ou do público (e da mensagem que você deseja transmitir), pense em obras de arte, fotografias ou gráficos nas paredes. Fica um charme e totalmente original.  
• Plantas: Sempre coringas para trazer um toque de frescor e vitalidade, plantas de interior ajudam a melhorar a qualidade do ar e criam uma atmosfera relaxante.

Conforto e entretenimento de qualidade fazem a diferença

Caso o tempo de espera seja maior, é sempre bom pensar no conforto e talvez até opções de entretenimento para o visitante. Isto significa:

• Móveis de qualidade: Escolha cadeiras ou sofás que sejam ergonômicos e confortáveis para os visitantes. Verifique se os móveis oferecem suporte adequado para as costas e permitem que as pessoas se acomodem confortavelmente.
• Acessórios: Inclua algumas almofadas para maior conforto. Você também pode fornecer mesinhas laterais ou suportes para pertences como chave, carteira, bolsa ou até um cafezinho.
• Entretenimento e informação: Coloque revistas atuais ou livros relevantes para passar o tempo. Se possível, forneça Wi-Fi gratuito e tenha tomadas próximas para que os visitantes possam se manter conectados e aproveitar o tempo de espera de forma produtiva.

Controle de ruído

O controle de ruído é um aspecto importante na otimização da recepção. O excesso de barulho pode ser desconfortável para os visitantes e dificultar a comunicação. Mas não se preocupe, com algumas medidas simples você pode fazer muita diferença: 

• Tapetes ou carpetes: Use tapetes ou carpetes na área de recepção para absorver o som e reduzir o ruído de passos ou movimentos de cadeiras.
• Separação física: Se possível, crie divisórias ou salas separadas para tarefas que possam gerar ruído, como atendimento telefônico ou discussões internas. Isso ajuda a minimizar o ruído indesejado na área de recepção.

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