Criar uma sala de reunião perfeita para a sua empresa é um desafio que requer atenção a diversos aspectos para garantir que esse espaço proporcione encontros produtivos, eficientes e agradáveis para todos os participantes. 

Desde a localização na planta do escritório até a tecnologia disponível, cada detalhe pode influenciar diretamente o sucesso das reuniões realizadas ali. Neste texto, vamos explorar os principais pontos para te ajudar a estruturar a sala de reuniões perfeita para sua empresa ou co-working. Veja só: 

Localização acessível: A localização é um fator fundamental na estruturação da sala de reunião perfeita. Idealmente, ela deve estar situada em um ponto central do escritório, de fácil acesso a colaboradores e, eventualmente, convidados. Em geral, atualmente, ambientes corporativos estão situados em prédios comerciais, que oferecem estrutura de elevadores. Mas caso a sede da sua empresa fique em um edifício mais antigo, como sobrados reformados, tenha em mente questões de acessibilidade a públicos específicos: idosos, pessoas com deficiência física ou mulheres grávidas, por exemplo. 

Metragem do espaço: A depender do porte das reuniões, tamanho da equipe e outras questões como estas, outro fator a ser considerado é a metragem do espaço. A sala de reuniões deve ser suficientemente espaçosa para acomodar com conforto todos os participantes das reuniões. Uma sala de tamanho inadequado pode causar desconforto e criar uma atmosfera pouco propícia para uma troca de ideias produtiva. 

• Dica: em casos de empresas maiores, com grande demanda de encontros, você pode oferecer mais de uma sala de reuniões à sua equipe. Eventualmente, times diferentes requerem encontros ao mesmo tempo. Nesse caso, que tal idealizar duas ou três salas reservadas na planta do escritório? O tamanho (quatro, seis, dez ou até mais pessoas, varia de acordo com a necessidade da sua empresa). 

Mobiliário da sala de reuniões: O mobiliário e o layout da sala de reunião também são elementos-chave para o sucesso do time. Opte por móveis ergonômicos e confortáveis que garantam a postura adequada durante as reuniões. A disposição da grande mesa central e cadeiras também deve ser pensada para facilitar a comunicação entre os participantes do evento e, preferencialmente, permitir a todos boa visualização de telas ou quadros de apresentações, caso sejam utilizados. 

Suporte tecnológico: A tecnologia é uma aliada importante para a sala de reunião perfeita. Certifique-se de que ela esteja equipada com os recursos necessários, como projetor ou tela grande para apresentações, conexão Wi-Fi estável, sistema de áudio e vídeo de qualidade, e talvez até uma lousa ou quadro branco para anotações durante as reuniões. 

Boa iluminação: A luz do ambiente é um aspecto que pode fazer toda a diferença na sala de reunião. Procure garantir uma iluminação adequada. Se possível, natural, através de janelas ou mesmo sacadas (neste caso, tenha em mente que cortinas serão importantes, para evitar raios de sol mais diretos às pessoas ou mesmo telas em determinados horários). Caso esta opção de luz natural não esteja disponível, distribua adequadamente a iluminação artificial no ambiente para permitir boa leitura e garantir uma atmosfera agradável aos participantes. 

Ventilação: Outro aspecto a ser considerado é a ventilação da sala. Uma boa circulação de ar é fundamental para manter um ambiente agradável, especialmente durante reuniões longas. Caso sua empresa seja mais moderna (e, de preferência, tenha janelas no local), você pode até investir em algumas plantas naturais no ambiente. Além de muito saudável aos participantes, elas podem oferecer um clima mais confortável, reduzindo eventual tensão nos encontros. 

Privacidade acústica e visual: A acústica (propagação sonora) é outro fator relevante ao projetar a sala de reuniões. Cuide para evitar problemas de eco ou ruídos externos que possam prejudicar a clareza da comunicação durante as conversas. O ideal é ter o mínimo de revestimento sonoro para que não vazem informações importantes e privadas, nem entrem barulhos de fora que possam atrapalhar. A privacidade visual também é importante, dependendo do tipo de reuniões que serão realizadas na sala. Se necessário, utilize vidros espelhados ou cortinas para garantir a confidencialidade das discussões. 

Materiais: Certifique-se de que a sala ofereça materiais de escrita, como canetas e blocos de anotações, para todos os participantes. Isso facilita o registro de informações importantes durante as reuniões. 

Limpeza e organização: A limpeza e a organização da sala também são fundamentais. Certifique-se de que a sala esteja sempre limpa e bem organizada, com os cabos de equipamentos devidamente arrumados para evitar bagunça e riscos de tropeços. 

Estimule a boa educação: As regras e a etiqueta também são elementos importantes para o bom funcionamento das reuniões. Estabeleça normas básicas de comportamento para os participantes, como silenciar telefones e respeitar o tempo de fala de cada um e evitar interrupções desnecessárias. 

Agendamentos: Além disso, é essencial garantir que a sala esteja disponível para agendamento com antecedência, a fim de evitar conflitos de horários e assegurar que todos possam utilizar o espaço conforme suas necessidades.

Cuidados adicionais: Disponibilizar água, café e chá para os participantes é um gesto simples, mas que pode contribuir para criar uma atmosfera mais amigável e acolhedora durante as reuniões. Neste caso, inclua na planta um armário que sirva como suporte para a cafeteira, xícaras e produtos (café, açúcar e guardanapos). 

 

Como montar a sala de reuniões perfeita 

Agora que você já conhece todos os pontos a se considerar para montar a sala de reuniões perfeita, que tal investir nos móveis? 

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