Seja honesto, você sabe gerenciar tempo de trabalho?

Em qualquer profissão, é fundamental saber lidar com esse tipo de gestão para não apenas cumprir com todos os afazeres, como também evitar o desgaste profissional e consequentes prejuízos à qualidade do trabalho.

O problema é que muitos acreditam que, para uma boa gestão de tempo, é preciso de mais horas no dia, mais dias na semana e assim em diante.

Não é bem o caso…

A seguir, vamos falar sobre as principais técnicas de gestão de tempo para que você possa aumentar sua produtividade no escritório e diminuir o nível de estresse.

1. Uma lista de prioridades ajuda a gerenciar tempo de trabalho

Você já sentiu que as demandas urgentes nunca acabam? Como se não houvesse um dia que chegasse no escritório sem ver tarefas que precisavam ser feitas imediatamente?

Às vezes, a pilha contém até mesmo obrigações atrasadas, o que pode prejudicar muito o desempenho do escritório.

É uma consequência de um erro muito cometido por muitos profissionais que não pensam em gerenciar tempo de trabalho: classificar toda atividade como urgente.

Mesmo que tudo delegado à você tenha que ser feito, não quer dizer que ela precisa ser feita agora.

Desenvolver processos simultaneamente faz com que nenhum deles alcance resultados satisfatórios.

Para impedir que tarefas atrasem ou sejam executadas mal, é importante criar uma metodologia que separe os processos.

Como montar a lista?

Não há como definir o que é ‘prioridade’ para todos.

Cada profissional terá uma prioridade diferente no trabalho, dependendo da sua forma de atuação.

Por exemplo, se no escritório que trabalha projetos costumam ser divididos em etapas que são delegadas para diferentes funcionários, talvez seria mais produtivo priorizar demandas com base na etapa do processo que representam.

Outro método de priorização muito usado em ambientes de trabalho é pelo nível de complexidade, no qual o que é mais difícil é “tirado do caminho” primeiro.

Enfim, seja por meio das estratégias citadas ou, até mesmo, a clássica prioridade por data de realização ou “entrega final”, o importante é considerar o funcionamento do próprio escritório, bem como as próprias necessidades.

Quando montar a lista?

De preferência, procure montar uma lista semanal, com todas as atividades que deverá, um dia antes da semana começar.

Caso considere cabível, considere uma listagem diária ou mensal para gerenciar tempo de trabalho com mais antecedência.

Desta forma, você pode não apenas otimizar o uso do seu tempo, como também ter uma visão abrangente do que precisa fazer. Logo, eventuais remanejos de tarefas poderão ser facilmente feitos.

2. Preste atenção aos prazos

Tarefas priorizadas, não se esqueça de prestar atenção aos prazos definidos!

Mesmo que você passe cinco ou dez minutos, que parecem ser poucos, é tempo que pode se acumular e prejudicar todo o cronograma montado.

Imagina os processos que você pode acabar levando para casa e as madrugadas que pode passar trabalhando para recuperar o ritmo?

Além de ser prejudicial para a saúde e qualidade de trabalho, pode ser uma completa perda de tempo.

Depois de um dia de trabalho, quem consegue chegar em casa e, em meio ao cansaço, efetivamente completar tarefas que não conseguiu realizar pelo resto do dia?

Bem mais provável que você fique por horas se forçando a fazer algo que não será capaz de finalizar.

Caso uma tarefa ocupe mais tempo que o programado, procure descontar o tempo perdido nas seguintes.

Em último caso, veja como gerenciar o tempo de trabalho de forma a comportar o atraso da atividade.

3. Conte com ajuda dos colegas

O propósito de um escritório é criar um ambiente de trabalho no qual funcionários auxiliam uns aos outros.

Caso se depare com uma tarefa de difícil solução, não hesite em pedir ajuda aos colegas de trabalho.

4. Use o tempo certo para cada atividade

Convenhamos, há certas tarefas que levam tempo para serem completadas não por causa da complexidade, mas pelo momento que decidimos realizá-las.

Os momentos seguintes ao almoço costumam ser caracterizados pela sensação de preguiça; após tarefas muito complexas temos a tendência de nos “recompensar” com algum tipo de entretenimento, como as redes sociais, e assim em diante.

Como consequência, as atividades executadas durante essas horas costumam levar bem mais tempo do que deveriam.

Para fugir dessa cilada, recomenda-se gerenciar o tempo de trabalho de forma que cada atividade seja reservada para o momento certo do dia.

As mais automáticas, por assim dizer — que não exigem tanto raciocínio — são ideais para suceder a hora do almoço.

Saber exatamente o que deve ser feito vai poupar o tempo de pensar no próximo passo.

Reservar alguns minutos do dia para verificar as redes sociais e outras áreas da vida pessoal pode evitar aquele desejo constante de divagar no celular. Aliás, pequenas pausas no geral são muito recomendadas para repor as energias.

5. Os móveis certos ajudam a gerenciar tempo de trabalho

Como os colaboradores passam a maior parte da jornada dentro do escritório, sentados, nada melhor que móveis adequados para garantir o conforto a longo prazo.

Afinal, quem consegue se concentrar no trabalho quando a cadeira é desconfortável, a mesa pequena demais para os itens necessários e armário algum para ajudar na organização está à vista?

Por isso mesmo que se fala tanto no quanto é importante ficar atento à escolha de móveis para escritório. Pode ser o que diferencia um trabalhador produtivo de um que está longe de ser.

Cadeiras confortáveis e ergonômicas são primordiais, bem como mesas de tamanho adequado para a função do colaborador (e altura correspondente à ele).

Um assento confortável é a chave para que o trabalhador consiga cumprir com as demandas necessárias pelo decorrer do dia.

Já a mesa de trabalho é o segredo para ganhar e gerenciar tempo de trabalho, assim como para finalizar tarefas de forma ágil e profissional.

Importância de se estar confortável no ambiente de trabalho

Cada vez mais a questão do conforto dos funcionários ganha status de importância na gestão de empresas.

Isso porque estações de trabalho mal projetadas costumam resultar em colaboradores fatigados e frustrados; que além de desenvolverem lesões e distúrbios custosos e dolorosos, também raramente permite que sejam produtivos.

Móveis para escritório adequados fazem toda a diferença até mesmo para os adeptos ao home office.

Inclusive, a importância de oferecer ambientes confortáveis aos trabalhadores não é somente um diferencial, é previsto em lei!

Por exemplo, a Norma Regulamentadora 17 discorre especificamente sobre ergonomia e até chega a apontar que:

1. “Sempre que o trabalho puder ser executado na posição sentada, o posto de trabalho deve ser planejado ou adaptado para esta posição”;

2. “Para trabalho manual sentado ou que tenha de ser feito em pé, as bancadas, mesas, escrivaninhas e os painéis devem proporcionar ao trabalhador condições de boa postura, visualização e operação, e devem atender aos seguintes requisitos mínimos”.

 

Conclusão

Como vimos, para gerenciar tempo de trabalho é preciso organizar tanto dentro do escritório quanto fora.

Classificar as demandas por ordem de prioridade é um começo, bem como saber o momento ideal para finalizar cada.

Então, ficar atento aos prazos e aos colegas que podem auxiliar com suas tarefas pode facilitar e agilizar o processo.

Por fim, é importante saber que a estação de trabalho deve ser montada apropriadamente, com móveis para escritório ergonômicos e úteis.

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